Solución de gobierno electronico para los Registros del Estado Civil en Cuba
| Author | Ms C. Yarina Amoroso Fernández |
| Position | Presidenta Sociedad Cubana de Derecho e Informática |
| Pages | 44-52 |
Con la colaboración de:
Ms C Julio P. Martínez Prieto, Ms C Yoelys Ronda Amador, Ing. Agustín Eloy Barrios Arteaga e Ing. Sandra Ortega Amador.
Profesor Instituto Superior Politécnico
Liusbetty Canino Gutiérrez, Gema de la Incera Torres, Yoselín Castillo Viera, Allen Peñate Moreno y Adrián Alvarez Penichet. «José Antonio Echeverría»
Estudiantes Instituto Superior Politécnico «José Antonio Echeverría»
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Aunque el surgimiento del término "gobierno electrónico" pudiera asociarse a los últimos años, tiene sus orígenes desde la época en que los gobiernos comenzaron a pronunciarse por la automatización de la administración pública. En la actualidad con el gobierno electrónico, o "e-government", se han fusionado la gestión y administración con el empleo intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), para lograr una nueva forma de gobierno centrada en la mejora de los procesos y servicios.
En Cuba se ha creado un Programa Rector para la Informatización de la Sociedad con la finalidad de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos a través de la utilización ordenada y masiva de las TIC en la vida cotidiana, para satisfacer las necesidades de todas las esferas de la sociedad. Este programa persigue impulsar, de manera coherente, todos los sectores; para lo cual se han organizado 8 programas generales, interrelacionados y coherentes, bajo los cuales se enmarcan decenas de proyectos específicos.
El Ministerio de Justicia de La República de Cuba (MINJUS) se ha involucrado directamente a esta estrategia de informatización y ha definido un conjunto de proyectos que fusionan los procesos que se llevan a cabo en sus entidades con el empleo de las TIC. Uno de estos proyectos se ha asociado a la Dirección de Notarías y Registros del Estado Civil con los siguientes objetivos:
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- automatizar los procesos que se realizan en las oficinas de Registro del Estado Civil.
- divulgar información sobre las entidades del MINJUS, los servicios que ofertan, trámites, etc.
- crear una infraestructura tecnológica que permita la conectividad entre las oficinas registrales.
- y capacitar al personal del MINJUS en el empleo de las TIC para la gestión de sus procesos.
A continuación se presentan las principales características y perspectivas de este nuevo Proyecto en el que han trabajado conjuntamente el sector jurídico, representado por expertos del MINJUS, y el sector académico, representado por especialistas y estudiantes del Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE), creando un equipo multidisciplinario encaminado a mejorar la productividad de esta entidad.
El Registro del Estado Civil (REC), como institución de carácter público a través de la cual el Estado garantiza la inscripción de los hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas, constituye un medio para la formación de las estadísticas demográficas, de salud y otras de interés social. [Art. 2 - Ley 51/85 - C] El nacimiento, el matrimonio, la defunción, la adquisición, pérdida o recuperación de la ciudadanía cubana y todo hecho o acto que constituya o afecte el estado civil de las personas se inscribirá en el Registro del Estado Civil y dentro de los términos que establece esta ley y su Reglamento. [Art. 3 - Ley 51/ 85 - C]
Los 253 REC existentes en el país a la altura del año 2003, se subordinan a la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil y Notaría perteneciente al Ministerio de Justicia (MINJUS), organismo que asiste al Gobierno en la preparación y ejecución de la política en el ámbito jurídico.
Actualmente las labores en las oficinas de los REC generan un elevado desgaste físico por parte de los registradores, tiempo prolongado de respuesta al público, un servicio limitado, con errores en la información Page 46 ofrecida, y con altos costos por concepto de correo postal y teléfono. Estas son sólo algunas de las deficiencias que presenta el servicio que brinda el REC en la actualidad por falta de un sistema automatizado, lo cual provoca gran insatisfacción en los clientes.
Aunque el término gobierno electrónico (en inglés electronic government, e-government o simplemente, e-gov) puede ser considerado como algo impreciso, según el profesor Dr. Pierre Barthelemy del Instituto de Matemática de Luminy 4, puede definirse como cualquier utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) para modernizar el Estado y la administración pública. Este proceso significa un descongestionamiento y alivio en todas las áreas del funcionamiento social, comercial y gubernamental, así como una inmensa reducción de costos, trámites, pérdidas de tiempo y errores humanos 7.
No pocos países han apelado al gobierno electrónico con el propósito de mejorar los servicios; Canadá, Estados Unidos, Francia, Suiza, España son algunos de los ejemplos que gozan de los adelantos y ventajas asociados a esta "nueva forma de gobierno". Además, Colombia, Venezuela, Chile, Panamá, Brasil y Cuba, países de la parte centro y sur del continente americano, han obtenido modestos avances en la puesta en marcha de soluciones de gobierno electrónico.
Accenture, compañía canadiense que brinda servicios de consultoría de administración y tecnología en el mundo1 clasificó, después de haber realizado un estudio, países con experiencia en el proceso de modernización del Estado y la administración pública en diferentes niveles de acuerdo con la forma en que cada servicio del gobierno incorpora las prácticas de CRM (Customer Relationship Management) así como con el grado de "madurez" con que cada gobierno presta los servicios electrónicos. El término madurez se refiere al alcance y la complejidad de los servicios en línea. En este estudio de 23 países, Canadá ha ocupado el nivel 5, catalogado como el de mayor madurez y se distingue por su perspectiva en el servicio al cliente, métodos para medir el éxito de los servicios, servicios de gobierno en línea a través de múltiples canales de distribución, agencias para atender los servicios en línea, identificación de servicios para segmentos de consumidores específicos.
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Según la propia consultora canadiense Accenture, el ciudadano es el promotor por excelencia de la incursión en nuevas formas de gobierno, su satisfacción y sus demandas constituyen los factores principales para que los gobiernos acometan iniciativas de gobierno electrónico. 1
Por el volumen de servicios que ofrecen las oficinas de REC en todo el mundo y el creciente número de personas que acuden a ellas, es de esperar que este sector ha constituido centro de atención de numerosos gobiernos para la implantación de modernas estrategias de gestión de sus procesos; incursionando de esta forma en revolucionarias iniciativas de gobierno electrónico de cara al ciudadano.
España, por ejemplo, entre los servicios que implementa, cuenta con un sistema informatizado de Registro Civil, hecho que convierte a este país en una referencia a estudiar para la ejecución del proyecto de informatización del Registro del Estado Civil en Cuba. A continuación se refieren algunos detalles sobre esta experiencia.
El Ministerio de Justicia de España aprobó la Orden de 30 de noviembre de 1995 (RCL 1995\3358, 3420) por la que se establecía un proyecto piloto de informatización del Registro Civil de Murcia y en la que, reconociendo la trascendencia práctica del establecimiento de los nuevos sistemas informáticos en los registros civiles, se partía de la premisa de su implantación gradual y progresiva por razones de prudencia, comenzando con la citada experiencia piloto, y previendo que en atención a las conclusiones alcanzadas por tal experiencia se introducirían las modificaciones aconsejadas por la práctica, con carácter previo a la extensión del sistema a otros registros civiles. 3
La informatización de los registros civiles españoles tiene, fundamentalmente, los siguientes objetivos: Permitir el almacenamiento de los datos, con objeto de hacer viable, en la práctica, la emisión de publicidad formal relativa a tales datos de forma ágil y facilitar el cumplimiento de normas sobre publicidad restringida. Permitir, además, la conexión de los datos sobre hechos relativos a una misma persona inscritos en secciones diferentes de diversos registros civiles. Facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos. Mejorar la gestión y llevanza ordinaria de las labores y funciones propias de los registros civiles.
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Venezuela, por su parte, también cuenta con mecanismos legales que amparan la informatización del Registro Civil. Dentro de las disposiciones generales del Título I del Decreto No. 1. 554 con fuerza de ley, se plantea la automatización progresiva de sus procesos registrales y notariales, haciendo uso de mecanismos y medios electrónicos. Se establece, además, que los materiales documentales del procedimiento registral actual se digitalizarán y se transferirán progresivamente a las bases de datos correspondientes. También se dispone que la firma electrónica de los registradores tenga la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga a la firma autógrafa.
Otro de los países que cuenta con experiencia acertada en la automatización del Registro de Estado Civil es Perú. En el artículo No. 2 de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, se dispone el desarrollo de técnicas y procedimientos automatizados que permitan un manejo integrado y eficaz de la información. 2
Cuba ha identificado desde muy temprano la conveniencia y necesidad de dominar e introducir en la práctica social las TICs; y lograr una cultura digital como una de las características imprescindibles del hombre nuevo, lo que facilitaría a nuestra sociedad acercarse más hacia el objetivo de un desarrollo sostenible. 5
La guía fundamental de trabajo para esta etapa de acercamiento a la sociedad de la información, es conocida como el "Programa Rector para la Informatización de la Sociedad Cubana". Este programa persigue promover el uso masivo de las Tecnologías de la Información a escala nacional, teniendo en cuenta los objetivos generales estratégicos que el país se ha propuesto, y buscando impulsar de manera coherente todos los sectores, con una identificación precisa de los actores de la Sociedad de la Información. 6
Se han organizado 8 programas generales, interrelacionados y coherentes, bajo los cuales se enmarcan decenas de proyectos específicos. ISGOB es uno de estos programas, y traza la estrategia cubana para la aplicación de las TICs a nivel administrativo. Como parte de este programa y del Programa Rector se han identificado los organismos y trámites neurálgicos para ser enfrentados en una primera etapa, así como Page 49 también se ha previsto la interconexión entre los diferentes sectores de la administración pública.
En el MINJUS en los últimos años, y como parte del Programa de Informatización de la Sociedad Cubana, se ha trabajado en la inserción de las TICs en los procesos que se llevan a cabo en cada una de sus dependencias, enmarcados en las estrategias de gobierno electrónico definidas en el país. Para consolidar tales fines, desde el año 2003, se ha trabajado, de forma cooperada entre el MINJUS y el Instituto Superior Politécnico "José Antonio Echeverría" (CUJAE), en un proyecto que incluye la informatización del Registro del Estado Civil, la solicitud de certificaciones desde Internet, en la extensión de la intranet y extranet del citado Ministerio y en la capacitación de su personal.
El proyecto concibe, además de ofrecer capacitación y asesoría al personal del MINJUS y oficinas de registro del estado civil, el desarrollo de dos sistemas identificados como sigue:
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Sistema de automatización de los procesos del Registro del Estado Civil accesible desde la Web.
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RECOnline - Publicación en Internet de un servicio de solicitud de certificados.
Para la automatización de los procesos se ha adoptado una plataforma de desarrollo de software de código abierto ("Open Source Software"), que se ajusta a la estrategia definida por la Oficina Nacional de Informatización de la Sociedad Cubana. Así como se ha propuesto la integración de las aplicaciones desarrolladas a través de Servicios Web. Independizando la interfaz de usuario de la manipulación de los datos. El modo de funcionamiento propuesto se muestra en la Figura 2.
El punto de partida para la informatización de la actividad registral es, sin dudas, la informatización hacia adentro de las oficinas de Registro del Estado Civil. Para darle cumplimiento a este objetivo es que se ha desarrollado un sistema que automatiza las funciones de las cinco secciones Page 50 fundamentales de estas oficinas (nacimiento, matrimonio, defunción, ciudadanía y subsanación de errores).
Con la puesta en práctica de este sistema se logra centralizar la información del estado civil de todas las personas del país; disminuye notablemente el tiempo de respuesta a la población, los errores que se cometen en las distintas inscripciones y el volumen de información en papel y libros que actualmente existe. De igual forma se simplifica el trabajo de los registradores y se crea una nueva y rápida vía de actualización de información. Por otra parte los gastos del Ministerio de Justicia por el pago del servicio telefónico y el postal se reducen significativamente. Todo lo anterior se traduce en mayor eficiencia y calidad de los servicios de las unidades registrales.
(Figura en Documento Pdf)
RECOnline constituye el "sistema de cara al ciudadano" a través del cual se podrán efectuar las solicitudes de certificaciones de nacimiento, matrimonio, defunción y divorcio.
Tiene dos objetivos fundamentales: divulgar la información de los servicios que ofrecen las oficinas del REC y permitir la solicitud de las Page 51 certificaciones para ser recibidas en el domicilio del solicitante. Desde este nuevo portal se prevé el acceso a los procedimientos a realizar para un trámite en específico así como los formularios que deben ser presentados en la oficina correspondiente.
- El procedimiento actual de solicitud de certificaciones presenta varias dificultades, entre las que se pueden citar:
- La puesta en marcha del sistema RECOnline reduce considerablemente las visitas a las oficinas de REC, el ciudadano que sólo requiere solicitar una certificación y conoce su referencia registral, puede efectuar la solicitud desde el portal Web y recibirá la certificación a vuelta de correo.
- La propuesta no desecha el mecanismo tradicional de solicitud de certificaciones.
- Se pueden incorporar paulatinamente nuevas solicitudes de certificaciones.
- Las visitas de la población a los REC serán más provechosas ya que pueden consultar previamente la información disponible en RECOnline y conocer los detalles del trámite que desea realizar. Acudirán al registro en los horarios en que debe ser atendido y presentando la documentación necesaria.
- Con el sistema se ofrece una solución que mejora la satisfacción ciudadana.
- Se mejora la calidad del resto de los servicios que se ofrecen en los REC y la productividad de estas oficinas teniendo en cuenta que se reduce el número de usuarios a atender.
- La definición de las tecnologías empleadas puede ser extendida a otras dependencias del MINJUS con propósitos similares.
- La solución propuesta ofrece una alternativa para la integración de los REC con otros organismos que pudieran requerir información de la base de datos nacional del REC.
- Las aplicaciones de gobierno electrónico se han convertido en una solución viable para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos Page 52 facilitándole el acceso a los servicios de las oficinas de la administración pública.
- El éxito del gobierno electrónico está influenciado por varios factores que agrupan elementos legales, presupuestarios y sociales.
- El gobierno electrónico, constituye una nueva forma para la relación del gobierno con los ciudadanos, los negocios y con otras entidades del gobierno.
- El Proyecto de informatización del registro Civil cubano contribuye a alcanzar los objetivos propuestos en el Programa de Informatización de la Sociedad y con ello brindar un mejor servicio al ciudadano.
[1] Consultora Accenture. "Canada Leads 22 Countries In Developing eGovernment For Third Consecutive Year". OTTAWA & WASHINGTON, D. C. [Fecha de consulta: 28 de febrero de 2004] Disponible en: http: //www. accenture. ca
[2] Artículo 5 de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil de fecha 28 de junio de 1995. Perú.
[3] Ministerio de Justicia de España, RLC 1999\1994 Legislación Consolidada, Boletín Oficial del Estado (BOE) 29 de julio 1999, No. 180, p. 28342.
[4] I. C. I. M. A. F. "Gobierno electrónico: contexto, definiciones y realizaciones". [Fecha de consulta: 19 de febrero de 2004] Disponible en: ftp: //iml. univmrs. fr/ pub/barthelemy/cuba/egov. pdf
[5] Ministerio de la Informática y las Comunicaciones de Cuba. "Informatización de la Sociedad". [Fecha de consulta: 12 de marzo de 2004] Disponible en: http: //www. mic. gov. cu/sitiomic/hinfosoc. asp
[6] Ministerio de la Informática y las Comunicaciones de Cuba. "Programas". [Fecha de consulta: 12 de marzo de 2004] Disponible en: http: //www. mic. gov. cu/sitiomic/hinfosocareas. asp
[7] Rodríguez, Gladys S. "Gobierno Electrónico: Hacia la Modernización y Transparencia de la Gestión Pública". [Fecha de consulta: 1 de marzo de 2004] Disponible en: http: //www. alfa-redi. org/upload/ revista/20804-22-29-rodriguez. doc.
